برنامه‌ریزی، سازماندهی و اجرای ضیافت‌ها، مهمانی‌ها و مجالس یکی از شاخص‌ترین خدمات پذیرایی و تشریفات است که در صنعت هتلداری از اهمیت بالایی برخوردار می‌باشد. در حقیقت، این خدمات نه تنها به تجربه مهمانان ارزش افزوده می‌دهند، بلکه به طور مستقیم بر برند و شهرت هتل نیز تأثیر می‌گذارند. به همین دلیل است که مدیریت دقیق و کارآمد این رویدادها از اولویت‌های اصلی هر هتلی می‌باشد.
امکانات پیش‌بینی شده جهت مدیریت تشریفات در نرم‌افزار هتلداری پرک، قابلیت راهبری و هدایت این خدمات را به نحو کارآمد و مؤثر برای کاربران و مدیران تأسیسات گردشگری فراهم آورده است. این نرم‌افزار با بهره‌گیری از تکنولوژی‌های نوین، امکان برنامه‌ریزی دقیق و سازماندهی همه‌جانبه را برای هر نوع رویداد و مجلسی، از مراسم عروسی تا کنفرانس‌های تجاری، مهیا می‌سازد.
تصور کنید شما مدیر یک هتل بزرگ هستید و قصد دارید یک مراسم بزرگ سالگرد تاسیس هتل را برگزار کنید. نرم‌افزار هتلداری پرک به شما این امکان را می‌دهد که تمامی جزئیات مربوط به این مراسم را از پیش برنامه‌ریزی کنید؛ از انتخاب منو و تدارکات غذایی گرفته تا هماهنگی با موزیک‌دان‌ها و ترتیب نشستن مهمانان.
علاوه بر این، این نرم‌افزار امکاناتی مانند ارسال دعوت‌نامه‌های دیجیتال، پیگیری تایید حضور مهمانان، و ارائه گزارشات مدیریتی دقیق از هزینه‌ها و درآمدها را نیز فراهم می‌کند. این گزارش‌ها به شما کمک می‌کنند تا به طور مستمر عملکرد خود را ارزیابی و بهبود بخشید و در نهایت تجربه‌ای بی‌نظیر و به یادماندنی برای مهمانان خود خلق کنید.
در نتیجه، نرم‌افزار هتلداری پرک با ارائه ابزارهای پیشرفته و کاربرپسند، نقش مهمی در ارتقاء سطح خدمات پذیرایی و تشریفات ایفا می‌کند و مدیران هتل‌ها را در رسیدن به هدف نهایی خود که همان رضایت کامل مهمانان است، یاری می‌نماید.
برخی از امکانات نرم افزار تشریفات / سالن
- تعریف قرارداد برای بازه‌های زمانی متفاوت
- تعریف انواع مراسم: در نرم افزار تشریفات امکان تعریف نوع مراسم مثل جشن تولد، مراسم عقد، عروسی، ختم، نمایشگاه، کنسرت و سایر موارد مورد نیاز هتل وجود دارد.
- تعریف انواع چیدمان: در نرم افزار تشریفات امکان تعریف نوع چیدمان سالن مثل چیدمان گرد، U شکل، سینمایی، کلاسی و سایر موارد مورد نیاز هتل وجود دارد.
- انواع گل آرایی
- تعریف خدمات قابل ارائه: در نرم افزار تشریفات امکان تعریف و تعیین خدماتی که باید در زمان برگزاری مراسم به مهمانان ارائه شود، وجود دارد.
- تعریف انواع اغذیه و نوشیدنی قابل ارائه: در نرم افزار تشریفات امکان تعریف و تعیین کالاهایی که باید در زمان برگزاری مراسم به مهمانان ارائه شود، وجود دارد.
- تعیین تعداد نفرات و حداکثر تعداد نفرات: اگر تعداد مهمانان از حداکثر مهمانان اعلام شده در زمان ثبت رزرو بیشتر شود، طرف حساب باید برای هر نفر، هزینه‌ی از قبل تعیین شده‌ای را پرداخت کنند.
- تعریف سه پیش پرداخت مختلف برای تاریخ‌های مختلف
- نمایش وضعیت سالن‌ها در بازه زمانی ساعت در یک روز در رک تخصصی
- قابلیت تعریف ایام سوگواری و جشن: در نرم افزار تشریفات امکان تعریف ایام سوگواری و جشن در تقویم وجود دارد تا رزروکننده هنگام ثبت رزرو دچار خطا نشود. برای مثال، هنگام ثبت رزروی برای جشن تولد اگر در روز سوگواری باشد، سیستم به کاربر پیغامی را نمایش می‌دهد. همچنین در رک تشریفات، مراسمات سوگواری و جشن با رنگ‌های متفاوت مشخص شده است.
- چاپ قرارداد رسمی
- چاپ انواع اعلامیه برای واحدهای مختلف: در نرم افزار برای هر یک از واحدهای هتل یک قالب چاپی تعریف می‌شود که قبل از برگزاری مراسم، اعلامیه مرتبط با آن واحد چاپ می‌شود و برای آن واحد ارسال می‌شود.