در نرم افزار هتلداری، بخش پذیرش ضمن برقراری ارتباط مستقیم با کلیه بخش‌های یک هتل، گردآورنده تمامی اطلاعات مربوط به هزینه‌های مهمان بوده و در نهایت نیز در هنگام خروج مهمان از هتل، پاسخگو می‌باشد.
استفاده از ابزارهای مکانیزاسیون به مدیریت و پرسنل این بخش کمک می‌کند تا با دقت و سرعت بالا، کنترل اتاق‌ها و مهمانان را انجام دهند. این امر باعث صرفه‌جویی در وقت و انرژی شده و از بروز هرگونه تخلف جلوگیری می‌کند.
شرکت پرک نرم افزار با سابقه طولانی در امر طراحی و تولید نرم افزار هتلداری، این بخش را به گونه‌ای طراحی نموده است که ضمن برقراری ارتباطات اتوماتیک با سایر بخش‌های زیر مجموعه هتل، مدیران سطوح مختلف را در دستیابی به اطلاعات و آمار مورد نیاز خود به صورت روزانه و دوره‌ای، و همچنین مقایسه‌ای و نموداری یاری نماید.
برخی از امکانات نرم افزار هتلداری – پذیرش
- امکان تعیین هزینه‌های تحت تقبل طرف حساب: با این قابلیت، می‌توانید هزینه‌های مختلف را به طرف حساب و هزینه‌های دیگر را به خود مهمان اختصاص دهید.
- تعیین نفرات و نفرات اضافه هر اتاق: در نرم افزار رزرواسیون و پذیرش برای هر اتاق، تعداد نفرات و سپس تعداد نفرات اضافه و نوع آن‌ها تعیین می‌شود.
- امکان تعیین خدمات مشمول متفاوت: در نرم افزار رزرواسیون و پذیرش برای هر اتاق و روز، می‌توان خدمات مشمول متفاوتی را تعیین کرد.
- امکان تعیین قراردادهای متفاوت: در نرم افزار رزرواسیون و پذیرش برای هر اتاق و روز، می‌توان قراداد متفاوتی را تعیین کرد.
- تعریف نرخنامه برای فصول کاری مختلف: نرخنامه‌ها بر اساس اینکه نفر شب یا اتاق شب هستند، برای فصول کاری مختلف (Peak, High, Mid, Low, Dead) تعریف می‌شوند.
- امکان تعیین نوع مهمانان: در نرم افزار هتلداری انواع مختلفی از مهمانان اعم از خردسال، بزرگسال، تحت تکفل و موارد دیگری تعریف شده است که روی محاسبه هزینه‌ها تاثیرگذار هستند.
- محاسبه نرخ برای هر رزو: برای هر اتاق این امکان وجود دارد که در هر روز نرخنامه متفاوتی بر روی آن اعمال شود که سیستم برای هر روز هزینه‌ها را با توجه به قرارداد، خدمات مشمول، نوع نفرات انتخابی، ساعت ورود و خروج، فصل کاری آن روز محاسبه می‌کند.
- تایید موجودی اتاق در زمان ثبت رزرو و پذیرش: هنگام ثبت رزرو و پذیرش اگر هتل ظرفیتی نداشته باشد، سیستم به کابر پیغامی می‌دهد و از ادامه فرآیند جلوگیری می‌کند.
- نمایش وضعیت اتاق‌ها در لحظه: وضعیت اتاق‌ها به صورت لحظه‌ای توسط رک‌های تخصصی پذیرش و رزرواسیون نمایش داده می‌شود.
- انجام کلیه امور مربوط به پذیرش و صندوق از طریق رک: کلیه عملیات از طریق رک انجام می‌پذیرد و نیازی به بازکردن صفحات متفاوت توسط کاربران وجود ندارد.
- تجمیع اطلاعات پذیرش یک گروه در یک فولیو: تمامی هزینه‌های مهمانان اعم از اتاق، رستوران، کافی‌شاپ، روم‌سرویس، سالن، باشگاه، استخر و… در پوشه‌ای با نام “فولیو” ذخیره می‌شود. هنگام تسویه، این هزینه‌ها به صورت خودکار بر اساس طرف حساب‌های متفاوت جداسازی و صورت‌حساب‌های متفاوتی برای آن‌ها صادر می‌شود.
- عملیات بر روی اتاق‌های پذیرش شده: امکان تغییر تخمین خروج، انتقال از اتاقی به اتاق دیگر و خروج اتاق نیز وجود دارد.
- عملیات بر روی مهمانان پذیرش شده: امکان انتقال مهمان به اتاق دیگر و خروج مهمان برای هر مهمان وجود دارد.
- تعیین دسترسی کاربران به عملیات‌های رک پذیرش: در نرم‌افزار هتلداری پرک، بر اساس نقش هر فرد در بخش فرانت (پذیرشگر، خانه‌دار، تاسیساتی، صندوقدار و حراست) امکان شخصی‌سازی رک پذیرش بر اساس دسترسی آن فرد وجود دارد.
- تفکیک هزینه‌ها بر اساس تاریخ و ساعت: می‌توان تعیین کرد که در یک تاریخ و ساعت مشخص، هزینه‌ها توسط مهمان و از آن تاریخ و ساعت به بعد، توسط طرف حساب پرداخت شود.
- تفکیک خودکار طرف حساب براساس نرخ‌نامه‌های آژانس‌های طرف قرارداد و هزینه‌های مهمان: به عنوان مثال، در یک هتل، پذیرشی وجود دارد ک هزینه‌ی اقامت شب اول توسط “علی بابا” و نیم شارژ ورود زود هنگام توسط خود مهمان پرداخت می‌شود. شب دوم توسط “ایران هتل” و شب سوم توسط “اسنپ تریپ” و نیم شارژ خروج دیر هنگام توسط خود مهمان پرداخت می‌شود. در این حالت، برای تمامی طرف حساب‌ها صورت‌حساب‌های متفاوت ارسال می‌شود.
- ارسال اتوماتیک به جانا
- ارسال اتوماتیک به اماکن
برخی از امکانات نرم افزار هتلداری – صندوق
- نمایش جزئیات صورت هزینه به تفکیک اتاق برای روزهای آینده: نرم‌افزار هتلداری پرک، امکان محاسبه و نمایش جزئیات صورت هزینه به صورت روزانه برای هر اتاق بر اساس تاریخ و ساعتی که مهمان درخواست می‌کند را دارد.
- ثبت مینی‌بار: خانه‌دار و صندوقدار هر دو می‌توانند مینی‌بار را ثبت کنند.
- دریافت انواع پیش‌دریافت‌ها: امکان ثبت پیش‌دریافت رزرو، فولیو و سایر موارد در نرم‌افزار صندوق وجود دارد.
- پرداخت انواع مانده‌حساب مشتریان: اگر مهمانی پیش‌پرداختی انجام داده باشد ولی از رزرو خود پشیمان شود، صندوقدار می‌تواند پرداخت این مبلغ را ثبت کند.
- تسویه‌حساب مشتریان اعتباری: اگر هزینه‌های مهمان از سقف اعتبارش بیشتر شود، سیستم این موضوع را به صندوقدار اعلام می‌کند. تا زمانی که شخص تسویه‌حساب خود را انجام ندهد، امکان ایجاد هزینه دیگری در هتل را ندارد.
- انتقال مانده‌حساب مشتریان: اگر حساب یکی از مهمانان موجودی داشته باشد، امکان انتقال آن به حساب‌های دیگر وجود دارد.
- ثبت برگشت از فروش: صورتحساب صادر شده را که به دلایل قانونی، امکان ابطال آن وجود ندارد، صندوقدار می‌تواند برگشت از فروش آن را ثبت کند.
- ثبت صورتحساب سایر درآمد: بعضی هزینه‌های متفرقه برای مثال هزینه خسارت به اتاق، نرخ تعیین شده از قبل ندارند در نتیجه برای آن‌ها صورتحساب سایر درآمد ثبت می‌شود.
- پرداخت هزینه مهمان: برای مثال مهمان درخواست تاکسی از هتل دارد اما تاکسی با هتل به صورت قرادادی کار می‌کند، در این صورت صندوقدار هزینه تاکسی را پرداخت می‌کند و در زمان خروج مهمان و تسویه، این هزینه از مهمان گرفته می‌شود.
- خرید و فروش ارز: ارزرها از قبل در نرم افزار هتلداری پرک تعریف می‌شوند، سپس امکان تعیین قیمت خرید و قیمت فروش در هر روز برای آن وجود دارد که صندوقدار بر اساس این تعریف، خرید و فروش ارز انجام می‌دهد.
- تسویه حساب فولیو: اگر طرف حساب و یا مهمانی صورتحساب فروش کالا و خدماتی تسویه نشده داشته باشد، اعتباری نباشد و مهمان هزینه‌ای داشته باشد که طرف حساب تقبل نکرده است، سیستم به صندوقدار اجازه تسویه را نمی‌دهد. برای تسویه می‌بایست مبلغ مانده هزینه دریافت شود تا در این صورت صندوقدار اجازه تسویه را داشته باشد.
- خروج مهمان و اتاق: اگر مهمان صورتحساب فروش کالا و خدماتی تسویه نشده داشته باشد، اعتباری نباشد و هزینه‌ای داشته باشد که طرف حساب تقبل نکرده است، سیستم به صندوقدار اجازه ثبت خروج را نمی‌دهد. برای ثبت خروج می‌بایست مبلغ مانده هزینه مهمان دریافت شود تا در این صورت صندوقدار اجازه ثبت خروج مهمان را داشته باشد.
- ابطال صورتحساب و قبض دریافت و پرداخت: صندوقدار به صورت پیش فرض می‌تواند صورتحساب و قبض‌هایی که خودش در روز جاری ثبت کرده است را ابطال کند. اما بر اساس دسترسی‌های موجود در نرم افزار هتلداری پرک این امکان وجود دارد تا صندوقدار بتواند صورتحساب و قبض‌های ثبت شده در روزهای دیگر و همچنین صندوقداران دیگر را نیز ابطال کند.
- معلق کردن فولیو: اگر به هر دلیلی تسویه نهایی فولیو در زمان خروج مهمان انجام نشود برای مثال حواله پرداخت هنوز ارسال نشده باشد یا قرار است در روز بعد پول واریز شود، امکان معلق نگه داشتن فولیو و تسویه آن در زمان‌های دیگر وجود دارد.